Avec AIP : workflows maitrisés, visibilité accrue

Avec un volume de 180 000 factures/an, un enjeu fort vis-à-vis des fournisseurs et un outil de dématérialisation devenu obsolète, Manitou lance en 2013 un projet de dématérialisation factures, intégrant les phases de capture et d’enregistrement.
Nous avons rencontré deux personnes au cœur du projet : Isabelle Burban (Corporate Finance Manager) et Marielle Meillant (Comptabilité Fournisseur & Contrôle de Gestion Transactionnel)…

Quels étaient le contexte et les enjeux de votre projet ?
Nous avons une activité d’assembleurs, donc très liée aux approvisionnements de nos fournisseurs (en particulier de composants). La dématérialisation des factures a été un choix d’entreprise depuis de nombreuses années, mais les technologies ont évoluées, notre ERP Movex M3 aussi. Nous avons donc redéfini un nouveau périmètre projet : l’objectif était surtout de linéariser la charge de travail liée aux traitements de toutes nos factures (approvisionnements, achats, magasins, transports, frais généraux…) et de fiabiliser le processus au travers d’un workflow global allant de la numérisation des documents jusqu’à l’enregistrement et au contrôle dans M3.

Qu’est ce qui a motivé votre choix de la solution Invoice / AIP?
Notre choix a été bien sûr basé sur des aspects de fiabilité, de coût et de temps de déploiement, mais un des éléments forts a été le lien direct entre AIP et M3. S’affranchir des développements spécifiques, des upgrades de versions nous a semblé crucial. Un autre élément en faveur de ce choix a été le fait que la capture est réalisée par Invoice, outil déjà largement déployé.
La solution Invoice/AIP nous a semblé être une solution évolutive en phase avec nos spécifications. De plus, nous avions travaillé avec Authentic dans le cadre de projets ERP et cela nous a aussi rassurés…

Pouvez-vous revenir sur le déroulement du projet ?
Aujourd’hui nous avons lancé le LOT 1, qui correspond à un échantillon de 100 fournisseurs clefs, et qui représente environ 37% de nos factures à traiter. L’étape de conception détaillée a été relativement complexe car les profils fournisseurs, traités jusqu’alors manuellement, n’étaient pas standardisés. Il a fallu rationaliser leurs codages, ce qui nous a pris plus de temps que prévu.

Aujourd’hui quel bilan faites-vous de ce nouveau processus ?
A ce stade, nous intégrons automatiquement 60% des factures traitées par la solution avec un rapprochement immédiat. Toute l’équipe est formée, opérationnelle, et capable de traiter un processus du scan au contrôle. Les utilisateurs apprécient particulièrement la rapidité de validation dans AIP ; certains dossiers sont clôturés dans la journée, cela a des impacts très positifs en termes d’organisation et de réactivité.
A terme nous pensons que cela permettra un meilleur pilotage de notre gestion Fournisseurs.
Il nous reste encore du chemin à parcourir pour finaliser la création de tous les profils fournisseurs et intégrer les LOTS 2 et 3 (Transports et Frais généraux), mais le support, d’Authentic, la qualité et l’honnêteté de nos échanges, tout cela nous met en confiance pour la suite…