Thierry Geannin : Le principal défi résidait dans l'outil lui-même : Rubis était un système "boîte noire" pré-packagé. C'était fonctionnel, mais dès que nous avions besoin d'outils de pilotage supplémentaires, d'analyses statistiques ou d'extractions pour nos commissaires aux comptes, nous étions bloqués. Nous ne pouvions pas le faire nous-même sans passer par l'éditeur.

Quels processus étaient les plus complexes à gérer au quotidien pour la coopérative et ses agences ?

Thierry Geannin : Étrangement, ce n'est pas la rigidité qui nous posait un problème, mais plutôt l'extrême permissivité de l'ancien ERP. Les utilisateurs pouvaient supprimer des commandes, les recréer, ou contourner les processus sans jamais être bloqués. Le système manquait cruellement d'un cadre structurant pour fiabiliser la donnée dès la saisie

Qu'est-ce qui a rendu ce projet indispensable à ce moment précis ?

Thierry Geannin : Nous n'avions pas prévu de changer initialement. Mais courant d’année 2023, l'éditeur nous a informé de l'arrêt définitif de Rubis pour fin 2025. Nous avions donc une échéance très courte pour migrer vers une autre solution. Naturellement, nous avons étudié la nouvelle solution de l’éditeur de Rubis. Les échanges étaient bien engagés pour signer, mais juste avant de conclure, ils nous ont annoncé une augmentation de 50 % des frais de maintenance sur l’ERP Rubis. C'est cet événement tarifaire qui a été le véritable déclic pour explorer d'autres pistes, dont Infor M3.

Pourquoi avoir choisi de déployer la CloudSuite Infor M3 ? Quels étaient les objectifs principaux du projet et les bénéfices attendus  ?

Thierry Geannin : Nous cherchions une solution capable de couvrir au minimum le même périmètre que Rubis. Infor M3 est apparu comme très complet. Ensuite, sur un aspect stratégique à plus long terme, Infor M3 intègre nativement un WMS complet. L'idée de pouvoir, à terme, débrancher notre WMS tiers (Spidy) pour n'avoir plus qu'un seul outil global (ERP + WMS) a beaucoup pesé dans le choix. Avoir une base de données unifiée est un avantage.

Pourquoi avoir choisi AUTHENTIC pour ce projet ? Quels critères étaient importants dans le choix du partenaire intégrateur ?

Thierry Geannin : Dans le cadre de l'ORCAB (coopérative à laquelle nous sommes adhérents), nous avions déjà échangé avec Infor quelques années auparavant. Lorsque nous avons sondé le marché, la coopérative COVAP, également dans notre groupement, travaillait déjà avec Authentic Group sur un projet Infor M3. C'est ainsi que nous sommes entrés en contact avec Authentic. Nous recherchions un intégrateur qui comprenne notre langage, nos flux métiers et capable d'instaurer une relation de confiance.

Qu’est-ce qui vous a convaincu lors des premiers échanges avec AUTHENTIC ? Quels éléments ont fait la différence dès la phase de cadrage ?

Thierry Geannin : La phase d'audit. 2 consultants de chez Authentic sont venus animer deux journées d'ateliers intensifs (l'un sur l'achat/commerce, l'autre sur la finance) devant près de dix collaborateurs d'IMS. À chaque fois que nous exposions un besoin métier, la réponse était rassurante : « C'est possible », « On trouvera la bonne méthode de paramétrage ». Même si M3 demande beaucoup de paramétrages, toute l'équipe est ressortie convaincue que l'outil et l'intégrateur nous permettraient de réussir.

Comment le projet a-t-il été organisé ? Quelles équipes étaient impliquées (côté IMS et côté AUTHENTIC) et quels ont été les grands jalons du projet ?

Thierry Geannin : Le projet a duré environ 13 mois, du "Kick-off" en octobre 2024 au "Go-Live" début décembre 2025. Une équipe projet d'une douzaine de personnes réparties par pôle métier, fortement axée sur le commerce (achats/ventes), la préparation de commandes et les agences côté IMS. Côté Authentic, un chef de projet dédié, épaulé par une équipe de consultants spécialisés par métier. 

Nous avons installé l'équipe projet dans un local dédié situé sur le parking, séparé de nos bureaux principaux. Le fait de ne pas être joignables et déconnectés du quotidien nous a isolés des perturbations et a été une clé majeure de notre réussite. Nous avons suivi les phases projets de la méthodologie Authentic. Nous avons d'abord passé 6 mois (à raison de 2 jours par semaine en moyenne) à présenter, concevoir et valider la solution lors de comités hebdomadaires. Ensuite, est venue la phase de tests et de formations.

Quels défis ou contraintes spécifiques avez-vous rencontrés pendant le projet, et comment les équipes se sont-elles adaptées ?

Thierry Geannin : La reprise des données a été notre plus grande souffrance. Nous devions initialement migrer mi-novembre, mais n'étant pas prêts, nous avons décalé au mois de décembre. Le calendrier trop juste ne nous a pas permis de tester finement notre reprise de données et nos processus. Si nous avions eu deux mois de plus, nous aurions identifié certains dysfonctionnements plus tôt et évité des erreurs que nous avons dû traîner et corriger pendant les 3 à 4 mois suivant le lancement.

Comment les équipes d’AUTHENTIC vous ont- elles accompagnés au quotidien pour surmonter ces obstacles ?

Quelles étaient les particularités du projet dans le contexte d'IMS ? Comment la conduite du changement a-t-elle été gérée et comment la solution a-t-elle été adoptée par les utilisateurs ?

Quels bénéfices observez-vous aujourd’hui ? Qu’est-ce qui a le plus changé dans vos opérations au quotidien ?

Thierry Geannin : L'apport principal, c'est la rigueur opérationnelle. L'ancien outil laissait tout passer, alors qu'Infor M3 impose des règles strictes et non contournables. Mon mot d'ordre lors des formations a été : « Réfléchissez avant de valider ». C'est un peu plus lourd au départ pour l'utilisateur, mais cela élimine la gestion d'erreurs complexes en aval.

Quels gains avez-vous constatés et quels indicateurs (KPIs) se sont améliorés depuis le passage sous Infor M3 ?

Thierry Geannin : Pour les utilisateurs métiers, nous sommes encore dans une phase de prise en main et la phase d'optimisation commence tout juste (8 mois après le Go-Live). En revanche, pour l'équipe informatique, le gain est immédiat. Plus d’opérations de contournements. Et nous sommes devenus autonomes pour construire nos propres indicateurs, nos tableaux de pilotage de marge ou répondre aux demandes de nos commissaires aux comptes, sans dépendre de l'éditeur.

Quels bénéfices voyez-vous au niveau global de la coopérative, des agences et pour vos artisans adhérents ?

Thierry Geannin : Un impact fédérateur indéniable. L'ensemble des agences, des comptoirs et du siège a été mis sous tension dans un but commun. Insuffler cette pression saine et transparente a permis de mobiliser l'ensemble des 105 collaborateurs de la coopérative autour d'un objectif commun.

Quels enseignements majeurs retenez-vous de cette expérience de transformation ?

Thierry Geannin : L'enseignement principal est l'obligation de prendre des décisions. Si l'on sort des réunions projet sans trancher, le projet stagne. Notre contrainte de temps nous a forcé à faire des choix fermes et à avancer.

Quels sont vos prochains enjeux de transformation ? Cette expérience ouvre-t-elle la voie à d’autres projets ?

Thierry Geannin : À court terme, dès septembre nous traitons le chantier de la Facturation Électronique en France. C'est un véritable projet dans le projet, où nous collaborons déjà avec Authentic pour les interconnexions avec M3.  Nous allons ensuite laisser souffler les équipes. Vers mi-2027, nous étudierons le volet logistique pour décider si nous conservons Spidy ou si nous basculons sur le module WMS natif d'Infor M3.

Comment voyez-vous l’évolution de votre système d’information à moyen/long terme ?

Thierry Geannin : À moyen terme, nous allons capitaliser sur les fondations que nous venons de poser. Depuis environ un mois et demi, les plaintes des utilisateurs ont chuté. Nous entrons dans la phase de ré-optimisation : nous retournons voir les achats, par exemple, pour comprendre pourquoi un écran leur paraît lourd et nous l'ajustons. L'évolution du SI se fera sur le fine-tuning des processus métiers et la construction de notre Business Intelligence (tableaux de statistiques).

Avec le recul, quel a été le principal facteur de réussite du projet ?

Thierry Geannin : L’humain, à 100%. L'acceptation du changement par les collaborateurs, l'implication extraordinaire des Key Users, et l’accompagnement de l'équipe ont fait le succès du projet. On ne réussit pas un tel projet avec seulement de la technique.

En quelques mots, comment décririez-vous votre collaboration avec AUTHENTIC ?

Quel conseil donneriez-vous à une entreprise de votre secteur qui se lance dans un projet similaire ?

Thierry Geannin : Ne pas se précipiter, prendre le temps et surtout accepter le changement. Si vous changez d'ERP avec l'intention de tout refaire à l'identique, vous allez dans le mur. Demandez-vous toujours si tordre le nouvel outil dans tous les sens pour satisfaire une habitude vaut le coût et des souffrances que cela va engendrer. Il faut s'adapter au standard de l'outil pour pouvoir évoluer sereinement dans le futur.